做好时间管理

    上帝最公平的地方，就是赐给每个人相同的时间，一天 24 小时。很多人抱怨时间不够用，却很少去追究为何如此？在工作绩效的构成要素中，时间管理就占 1/4 的比重，要如何才能有效运用时间？请记住这个公式：「时间管理＝事件顺序＋时间分配」。在某一堂课上，教授在桌子上放了一个玻璃罐，然后拿出一袋鹅卵石放进罐子里，问学生说，「这罐子装满了吗？」学生异口同声回答「是」。「真的吗？」教授接着拿出一袋碎石子倒进罐子里，再问学生，「这罐子装满了吗？」这次学生们犹疑地答道，「可能没满。」接着，教授再拿出一袋沙子，慢慢倒进罐子里，倒完后他问学生，「这个罐子是满的呢？还是没满？」学生学乖了，都回答「没有满」。
    最后，教授拿出一大瓶水，倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满的罐子，然后问学生，「我们从这件事，学到什么重要的功课？」班上一阵沉默后，一位学生回答说，「无论我们多忙，行程排得多满，总是可以再 挤出时间做更多的事。」
    教授听完后，点了点头，微笑道，「答案不错，但这不是我要告诉你们的重点。我想告诉大家的是，如果你不先将大石子放进罐子里，也许以后就没机会放进去了。」
    如果你够细心，或许已经观察出，这堂课是教授「时间管理」的课程。如何分配时间，才能够在有限的时间中，依序放进鹅卵石、小碎石、沙子和水，是这堂课的重点。
    时间管理的重要性：占绩效 1/4 比重时间管理没做好，忽略事情轻重缓急的顺序，就如同把鹅卵石留到最后，却放不进罐子里的道理是一样的。重要性最高的事情，最后分配的时间所剩无几，怎可能有工作绩效可言？
    教授「时间管理」课程经验丰富，联圣企管总经理陈蕙儿指出，「绩效＝工作成果＋工作质量＋时效＋成本控管」，可知时间管理的能力，至少占工作绩效 1/4 比重。她举例说，假如 A 代表「已成交的客户」， B 是「有希望成为客户的人」， C 是「待开发的客户」。一位有良好时间管理的员工，分配在 A 、 B 、 C 的时间，就应该是 B ＞ C ＞ A ，先将 B 培养成 A ，再将 C 培养成 B ，最后才是维系跟 A 的关系，如此才有良好的绩效。
    对主管来说，时间管理更显重要，因为主管能处理事情的时间，比下属更有限。陈蕙儿解释，一位主管除了要处理自己的事情，还要兼顾下属的事情，并且确保团队绩效。然而偏偏很多事情，下属往往是到了无法处理，或是很紧急之际，才会往上呈报，这时已经没剩多少时间可以处理了。也因此，主管比下属更需要做好时间管理。
    罗马帝国的西泽大帝，在领兵出征时，尽管再累，每天睡觉前，一定思考当天的时间运用。「因为时间管理做得好，才有条件谈其它管理」陈蕙儿说。
    时间管理第一课：分辨轻重缓急「时间管理出问题的人，最常犯的毛病就是时间分配不对，没有按照事情的轻重缓急，给予每一件事情应有的时间，」中华民国中小企业专业经理人协会理事涂绍懿说。鹅卵石就好比是第一类「重要且紧迫的事」；小碎石是第二类「重要但不紧迫的事」；沙子就是第三类「不重要但紧迫的事」；水则是第四类「不重要也不紧迫的事」。涂绍懿说：「很多人抱怨时间不够用，关键原因是优先级搞错了。」
    涂绍懿曾任职于寿险公司，一位同事离职时，把某个从事土地代书的客户移交给她。刚接手没多久，代书先生就来电，劈头不停地抱怨。 30 秒后，涂绍懿挂掉电话，直奔天母拜访这位代书先生。她足足花了 3 个小时，听对方抱怨过去的服务质量，好几次她都恨不得站起来，拍拍屁股走人，但还是克制下来。最后总算抱怨够了，代书先生给她一句话，「合约拿出来吧！我可以签了。」
    为了那位客户的抱怨，涂绍懿将当天其它约访一一改期。「很多人最不想碰的就是客户抱怨，可是客户抱怨往往是第一类『重要且紧迫的事』，应该第一优先处理。如果压后，很可能就会失去这位客户」她说。
    最大时间管理迷思：重要但不紧迫的事陈蕙儿曾经辅导过一个印象深刻的个案。一位企业家第二代的执行副总，每天都非常忙碌，总是在处理紧急状况，一天到晚抓着员工跟他一起加班。陈蕙儿到他办公室一看，「哇！除了办公桌上堆满了公文，连茶几上也都堆积如山」陈蕙儿登场怔在那里。执行副总坦言，他并没有区分事情重要性与紧迫性的习惯，一律按事情发生的顺序处理，此外又有应接不暇的应酬、电话和访客，才会导致他经常积压公文。「员工抱怨他的 slow motion （动作太慢），抱怨得要死，」陈蕙儿辅导的第一天，就有不少员工向她诉苦。陈蕙儿看出他犯了两大时间管理通病，一是没有区分事情轻重缓急，二是事必躬亲。于是教导他执行目标管理，并且开始授权。之后，这位执行副总不再亲自批阅每一份公文，只检核每周各部门计划表，表中详列每周工作进度，以及即将到期的工作。此外，每月固定开一次主管会议。「结果员工加班时间减少一半」陈蕙儿说。陈蕙儿指出，时间管理的陷阱，主要出现在第二类，人的惰性往往将「重要但不紧迫」的事，拖到变成「重要且紧迫的事」。最容易浪费时间的则是第三类，不速之客来访或者朋友请托，虽然不重要但紧迫，很容易让你放下手边工作。最可怕的就是第四类，爱管闲事，交际应酬，对个人工作绩效毫无建设性。
    谨守 80/20 法则分配时间《 80/20 法则》这本书提到，在我们所做的努力中，通常有 80 ％的收获，来自于 20 ％的时间付出；另外 80 ％的时间付出，则只带来 20 ％的结果。涂绍懿指出，大部分的人把 80 ％的时间，花在无意义的事情上，却只留下 20 ％的时间，给真正重要的事情。她举例说，客户抱怨的处理，和不速之客到访比较起来，前者就应该分配到更多时间。同样的 80/20 法则，陈蕙儿则认为，时间应该安排八分满就好，留下 20 ％的时间处理突发事件。「这样的分配方式，也可大大减轻工作压力」她说。
    避免会而不议：准备大纲，准时开始，准时结束一般人最常浪费时间之处，涂绍懿归纳出五点： 1 陪客户吃饭交际应酬； 2 接不完的电话； 3 处理不完的抱怨； 4 拚命上课，却没有吸收； 5 冗长的会议。其中，「开会尤其容易浪费时间，不知不觉就会漫无目的地开下去。」涂绍懿表示，一定要事先准备讨论大纲，并且准时开始，准时结束，会议才会有效率。陈蕙儿认为，如果会议没有规格化，很容易流于「会而不议」，浪费时间。所谓的会议规格化，包含会议形式和开会时间的规格，例如什么样的会议应该开多久，出席者应该准备什么数据等。陈蕙儿举例说，有一家信息业公司，也是经常「会而不议」，而且开会时间冗长。她建议该公司改采简报（ Presentation ）的开会方式，会议前一天，所有出席人员，必须将简报数据交给主席。有一次该公司开年度预算会议，轮到一位副总经理报告时，才发现秘书小姐帮他准备的数据错误百出，数字兜不起来，而他本人又没有事先预览，结果在台前被总经理质询了两个多小时，脸红得不得了。经过这次教训，之后该公司开会效率大增，也节省了出席人员的宝贵时间。开会最怕遇到有人姗姗来迟。涂绍懿说，爱迟到的人，总是固定的那几位，可以用「零时间差」和「零荣誉差」的方式处理。所谓的零时间差，就是针对爱迟到的人，预测他们会迟到多少时间，就把他们的开会时间提前多少时间。而零荣誉差就是，由会议主席决定是否允许那些人迟到，可以容许的迟到时间多长。「过去，我也曾经试过罚款的方式，但是一点效也没有，零时间差还是比较有效的方式」她说。
    养成记录习惯，时间管理效果加倍时间管理有没有技巧？陈蕙儿强调，真想做好时间管理，最重要的就是养成记录的习惯。就像写日记一样，把每天应该开的会、待追踪事项、待处理事项，以及上司交办事项，按类别条列下来，用不同颜色的笔，区分轻重缓急。同时，随时检讨改善，以提升管理效果。涂绍懿则是用自己最熟悉的工具，如记事本、各种颜色的荧光笔及便利贴，以不同颜色，将事情按重要性及紧迫性加以分类，用便利贴记录突发事项的人事时地物，然后贴在记事本上。莎士比亚曾说过，重重天幕、星子和位于宇宙中心的此地，均有其等差、先后顺序及地位。「时间管理无非就是为生活中每一件事情，找到最佳的顺序，并给予最适当的地位」涂绍懿说。

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